Huishoudelijk reglement

Naast de statuten, kent de vereniging ook een huishoudelijk reglement:

De leden

Artikel 1

1. Leden van de Vereniging hebben spreek- en stemrecht in de Algemene Ledenvergadering (ALV).

2. Leden van de Vereniging hebben aanspraak op verstrekking van nieuwe afleveringen van Decorares en Monografieën.

3. Een kandidaat voor het lidmaatschap presenteert zich in een ledenbijeenkomst aan de aanwezige leden.

De donateurs

Artikel 2

1. Een donateurschap wordt voor één jaar aangegaan en wordt stilzwijgend jaarlijks verlengd.

2. Een donateur is niet verplicht zich als kandidaat in een reguliere bijeenkomst te presenteren.

3. Een natuurlijk persoon, die niet in staat is de periodieke bijeenkomsten bij te wonen, kan donateur worden van de Vereniging. Een rechtspersoon kan donateur worden van de Vereniging.

4. Een donateur heeft spreekrecht in de ALV maar geen stemrecht.

5. Donateurs van de Vereniging hebben aanspraak op verstrekking van nieuwe afleveringen van “Decorare” en Monografieën.

Communicatie

Artikel 3

1. Onder schriftelijke communicatie wordt e-mailverkeer begrepen.

2. Indien bij het bestuur bekend is dat een persoon geen e-mailadres heeft, zal de communicatie op een andere manier plaatsvinden.

Inzage vergaderstukken bestuursvergadering

Artikel 4

1. Stukken uit de bestuursvergaderingen zijn niet online in te zien, noch zullen zij aan leden worden toegezonden.

2. Wanneer er behoefte is aan inzage van deze stukken, kan dit schriftelijk kenbaar gemaakt worden bij het bestuur.

3. De opgevraagde stukken zullen dan bij de eerstvolgende reguliere bijeenkomst ter inzage beschikbaar zijn.

4. Het is niet toegestaan om reproducties van de stukken te maken.

De financiën

Artikel 5

1. Ingevolge artikel 10, derde lid, van de statuten is het bestuur niet bevoegd zonder toestemming van de ALV te besluiten tot verplichtingen en uitgaven van € 1.000 of meer.

2. Indien het bestuur het noodzakelijk acht kan het na voorafgaande gemotiveerde aankondiging daarvan, in een reguliere bijeenkomst van de vereniging voor een specifiek geval toestemming vragen om een verplichting van één duizend euro of meer te mogen aangaan. De meerderheid van de bij deze reguliere bijeenkomst aanwezige stemgerechtigde leden kan aan deze toestemming een maximumbedrag verbinden. Een zodanige toestemming geldt tevens voor de uit die verplichting voortvloeiende betaling.

Artikel 6

1. Jaarlijks wordt in de ALV voorafgaand aan het verenigingsjaar de hoogte van de contributie en het donatiebedrag vastgesteld. Leden en donateurs van de Vereniging mogen een hoger bedrag per jaar afdragen.

2. Een lid dat of donateur die pas na 1 oktober toetreedt, dient ten minste de helft van de contributie te betalen en ontvangt de in de tweede helft van het jaar te verschijnen Decorare.

3. Indien op 1 april van een jaar de contributie of het donatiebedrag ook na schriftelijke aanmaning niet is ontvangen, kan betrokkene worden geschorst en worden de aanspraken op Decorare en eventuele Monografieën opgeschort. Indien op 1 november van het jaar deze betalingen nog niet zijn ontvangen vervalt het recht op deze uitgaven.

4. Wanneer een lid of donateur na daartoe tenminste tweemaal schriftelijk te zijn aangemaand op 1 november van het jaar nog niet aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, kan het bestuur betrokkene het lidmaatschap of donateurschap royeren.

5. De royering van het lidmaatschap of donateurschap zal schriftelijk geschieden.

Artikel 7

1. Aan het eind van ieder verenigingsjaar worden de financiën gecontroleerd door een kascommissie, die door de ALV is benoemd, conform artikel 14 lid 2 van de statuten.

2. Een lid van de Vereniging mag slechts twee jaar achtereen deel uitmaken van de kascommissie.

De bijeenkomsten

Artikel 8

1. De ALV wordt minimaal een maal per jaar en bij voorkeur tezamen met een reguliere bijeenkomst gehouden.

2. Het bestuur organiseert jaarlijks vier bijeenkomsten op een, na raadpleging van de ALV, door het bestuur vastgestelde locatie en mogelijk één extern bezoek per jaar. Hierbij wordt rekening gehouden met andere phaleristieke bijeenkomsten of activiteiten.

3. De data van de bijeenkomsten voor het komende jaar worden meegedeeld op de laatste bijeenkomst van het lopende jaar, maar zijn in principe de tweede zaterdag van maart, juni, oktober en december van elk jaar. De leden en donateurs worden schriftelijk voor het begin van het verenigingsjaar van de data van de bijeenkomsten op de hoogte gebracht. Het bestuur kan gemotiveerd besluiten tijdens het jaar hiervan af te wijken.

4. De invulling van de bijeenkomsten is de verantwoordelijkheid van het bestuur.

5. Op verzoek van het bestuur kunnen gastsprekers op een bijeenkomst een presentatie geven. Het bestuur kan als dank hiervoor een blijk van appreciatie geven.

6. Gastsprekers kunnen aanspraak maken op een reiskostenvergoeding naar het geldend onbelastbaar tarief voor de route, via de ANWB-routeplanner/Google Maps indien zij met de auto reizen, of op een vergoeding van het openbaar vervoer tweede klasse. Beide mogelijkheden gelden alleen voor zover de gastsprekers reizen binnen Nederland of België.

Schriftelijke besluiten buiten de ALV

Artikel 9

Het bestuur kan in bijzondere gevallen aan de leden schriftelijk een voorstel doen. De leden kunnen dan binnen veertien dagen hierover hun mening geven. Indien alle uitgebrachte eenstemmige meningen een meerderheid betreffen, geldt dit als een besluit van de ALV.

Introductie nieuwe leden en gasten

Artikel 10

1. Elk lid kan maximaal twee gasten per bijeenkomst uitnodigen. Hij brengt hiervan de secretaris uiterlijk één week voor de bijeenkomst op de hoogte.

2. De voorzitter beslist over de aanwezigheid van de gast(en) op de voorgestelde bijeenkomst.

3. Een gast kan maximaal twee bijeenkomsten vrijblijvend bijwonen, zonder zich aan te melden als kandidaat-lid of donateur; tenzij anders besloten wordt door het bestuur.

4. Een kandidaat-lid of donateur van de vereniging hoeft niet eerder als gast op een bijeenkomst aanwezig te zijn geweest.

5. Leden kunnen binnen vier weken na het bekendmaken van een kandidaat-lid schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen tegen dat kandidaat-lid.

6. Het bestuur beoordeelt het bezwaar en neemt besluit bij meerderheid van stemmen. Daarbij heeft het bestuur het recht om externe adviseurs en/of bemiddelaars in te schakelen om tot een oordeel te komen. Het extern advies wordt teruggekoppeld naar de bezwaarmaker.

7. Een kandidaat-lid is hangende het besluit tot toelating van het bestuur welkom op de bijeenkomsten; tenzij anders besloten door het bestuur.

8. Het kandidaat-lid ontvangt een schriftelijke bevestiging van toelating tot het lidmaatschap of afwijzing.

De publicaties

Artikel 11

1. De Vereniging kent twee soorten publicaties: Decorare, die in principe tweemaal per jaar wordt uitgegeven, en Monografie, die incidenteel wordt uitgegeven.

2. Elk lid of donateur van de Vereniging ontvangt een exemplaar van de Decorare of Monografie tijdens de reguliere bijeenkomst.

3. Publicaties worden zoveel mogelijk/bij voorkeur tijdens de reguliere bijeenkomst aan de leden aangeboden. Wanneer een lid niet aanwezig is, of niet van de gelegenheid gebruik maakt om publicatie(s) in ontvangst te nemen, zal het lid tot tweemaal toe per e-mail worden aangeboden om de publicatie(s), na ontvangst van de portokosten, per post toe te zenden. Als na beide keren geen reactie wordt gegeven op het voorstel tot verzending, vervalt de aanspraak van het lid op de publicatie(s) en zullen deze ten goede komen aan de voorraad. Het lid kan de publicatie(s) daarna alleen nog tegen verkoopprijs aanschaffen.

4. Auteurs, die geen lid of donateur zijn van de Vereniging, ontvangen gratis een exemplaar van de publicaties waaraan zij een bijdrage hebben geleverd.

5. Voor hun bijdrage(n) aan een publicatie kunnen auteurs een of meer exemplaren tegen kostprijs verwerven.

6. Exemplaren van “Decorare” en de Monografieën zijn via de webwinkel te koop.

7. Incidenteel geeft de Vereniging ook boeken uit. Het bestuur bepaalt of boeken aan de leden worden verstrekt of dat de leden deze tegen passende vergoeding kunnen verkrijgen.

8. Uitgegeven boeken zijn via de webwinkel te koop.

Eigendommen

Artikel 12

1. De Vereniging streeft er niet naar om goederen in eigendom te houden. Uitgezonderd daarvan zijn vitrines, die voor presentaties gebruikt kunnen worden, en banktegoeden en andere betalingsmiddelen.

2. Het bestuur is gerechtigd schenkingen, die kunnen leiden tot eigendom te vervreemden. Het bestuur zal hier niet toe overgaan dan nadat de leden geïnformeerd zijn.

Disciplinaire maatregelen

Artikel 13

De bevoegdheid tot het toepassen van disciplinaire maatregelen is voorbehouden aan het bestuur. Het bestuur is verplicht hiervan schriftelijk mededeling aan de betrokkene te doen en dit in de eerstvolgende ALV aan de leden te melden onder waarborging van anonimiteit van betrokkene. Betrokkene kan beroep instellen bij de ALV.

Reglementsherziening

Artikel 14

Tot wijzigingen in het huishoudelijk reglement kan worden besloten in een ALV na voorafgaande kennisgeving aan de leden van te behandelen wijzigingen met inachtneming van een termijn van zeven dagen. Zij behoeven voor hun aanneming een meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen en zijn van kracht vanaf de dag volgend op die, waarop de algemene ledenvergadering haar goedkeuring aan de wijzigingen heeft gehecht.

Reiskosten

Artikel 15

In voorkomende gevallen dat iemand van, of namens, het bestuur een reis in het belang van de vereniging maakt kan het bestuur besluiten de reiskosten te vergoeden. De volgende voorwaarden worden daarbij in acht genomen:
– De reis wordt in opdracht van het bestuur gemaakt. Minimaal één bestuurslid besluit daartoe en informeert de penningmeester over de reisopdracht.
– Indien de reis door een bestuurslid gemaakt wordt, geeft een ander bestuurslid de reisopdracht.
– De opdracht wordt voorafgaand aan de reis gegeven.
– De reis wordt op de meest doelmatige wijze uitgevoerd.
– De daadwerkelijke kosten van OV (tweede klas) worden vergoed. De declarant overlegt na afloop de betaalbewijzen.
– Voor vervoer per eigen auto wordt het aantal kilometers vermenigvuldigd met de toegestane belastingvrije kilometervergoeding vergoed.
– Het aantal kilometers wordt volgens de snelste route gerekend met een gangbare openbare routeplanner zoals Google Maps of de ANWB.
– Parkeerkosten kunnen vergoed worden na overleg van een betaalbewijs.

Vastgesteld te Zeist op 9 maart 2024