Naast de statuten en het huishoudelijk reglement, beschikt de vereniging ook over een aantal protocollen:
Langdurig lidmaatschap
Aan een lid dat cumulatief tien jaar contributie heeft betaald, wordt door de voorzitter tijdens een reguliere bijeenkomst van de leden een certificaat overhandigd. Het door de secretaris ontworpen certificaat zal zijn voorzien van de naam van het lid en de vermelding “10 jaar”.
Aan een lid dat cumulatief vijfentwintig jaar contributie heeft betaald, wordt door de voorzitter tijdens een reguliere bijeenkomst van de leden een certificaat overhandigd. Het door de secretaris ontworpen certificaat – sierlijker dan dat voor tien jaar – zal zijn voorzien van de naam van het lid en de vermelding “25 jaar”.
Erkenning van verdiensten
Aan een lid dat zich belangeloos voor de phaleristiek in het algemeen en de vereniging in het bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt, kan, op voordracht van het bestuur of op voorstel van ten minste drie leden van de vereniging gezamenlijk (waaronder niet het lid die het aangaat), hulde worden gebracht tijdens een reguliere bijeenkomst van de vereniging. Het bestuur dient hierover bij meerderheid van stemmen te besluiten. De voorzitter huldigt betreffend lid door het benoemen van zijn/haar verdiensten en het overhandigen van de SRO-penning met inscriptie en/of een gift ter hoogte van een door het bestuur te bepalen passend bedrag.
Een lid kan aanspraak maken op deze erkenning voor het:
I) vergaren en delen van phaleristieke kennis door het:
– doen van origineel of baanbrekend onderzoek;
– schrijven van meerdere uitstekende bijdragen aan Decorare of Monografieën;
– schrijven en/of publiceren van andere uitstekende phaleristieke boekwerken die (mede) door of namens de vereniging worden gepubliceerd;
– geven van meerdere uitstekende presentaties aan de leden van de vereniging.
II) faciliteren van het delen van phaleristieke kennis of van activiteiten van de vereniging door het:
– organiseren (of daaraan een wezenlijke bijdrage leveren) van bijeenkomsten van de leden van de vereniging;
– organiseren (of daaraan een wezenlijke bijdrage leveren) van nationale of internationale phaleristieke bijeenkomsten, seminars, symposia, en dergelijke.
III) langdurig op voortreffelijke wijze vervullen van een functie in – of ten behoeve van – het bestuur van de vereniging.
Langdurige en gedwongen afwezigheid
Aan een lid dat gedwongen door ziekte, beperkte mobiliteit of andere invaliderende omstandigheden langer dan één jaar niet in staat is om aan fysieke bijeenkomsten van de vereniging deel te nemen, wordt aan hem/haar na ten hoogste één jaar door de secretaris namens het bestuur een kaart met toepasselijke tekst gestuurd. De voorzitter stelt de leden hiervan tijdens een reguliere bijeenkomst op de hoogte.
Overlijden van een lid
Indien het bestuur (tijdig) kennis heeft van het overlijden van een lid zal:
– de secretaris de leden hierover per e-mail berichten;
– de secretaris namens het bestuur en de leden een condoleance sturen naar de nabestaande(n);
– indien de nabestaande(n) daar uitdrukkelijk om verzoekt/verzoeken, het bestuur een of meer leden van of namens het bestuur op vrijwillige basis afvaardigen naar de rouwplechtigheid (reiskosten worden door de penningmeester vergoed);
– namens de vereniging een rouwkrans of rouwboeket met toepasselijk lint worden besteld (ter hoogte van een door het bestuur te bepalen passend bedrag), te bezorgen bij de uitvaartonderneming;
– indien de eerstkomende reguliere bijeenkomst plaatsvindt binnen vier weken na het overlijden, de leden de gelegenheid worden gegeven om een door de secretaris aan te schaffen toepasselijke rouwkaart te tekenen die naar de nabestaande(n) zal worden gestuurd;
– tijdens de eerstvolgende reguliere bijeenkomst door de voorzitter één minuut stilte worden gevraagd voor de overledene;
– in de eerstvolgende Decorare als artikel een ‘In Memoriam’ worden geschreven door de hoofdredacteur of het lid dat de overledene het beste heeft gekend.
Overlijden van een oud-lid
Indien het bestuur (tijdig) kennis heeft van het overlijden van een oud-lid zal:
– de secretaris de leden hierover per e-mail berichten;
– de secretaris namens het bestuur en de leden een condoleance sturen naar de nabestaande(n);
– indien de eerstkomende reguliere bijeenkomst plaatsvindt binnen vier weken na het overlijden, de leden de gelegenheid worden gegeven om een door de secretaris aan te schaffen toepasselijke rouwkaart te tekenen die naar de nabestaande(n) zal worden gestuurd;
– op de redactionele pagina van de eerstvolgende Decorare een kort ‘In Memoriam’ worden geplaatst.